Sollicitatiegesprek

Het sollicitatiegesprek wordt vaak met een sollicitatieteam gehouden. Het voordeel van een selectiegesprek met meerdere teamleden is, dat je een completer beeld van de sollicitant krijgt. Elk teamlid kan ergens specifiek op letten. Het is wel handig om van tevoren af te spreken wie waarop let. Je kunt hierbij ook gebruik maken van externe deskundige(n), bijvoorbeeld je accountant bij de sollicitatie van een boekhouder of administrateur.

Voorbereiding en valkuilen

Voorbereiding
Hierbij gaat het om de voorwaarden die een gunstig gespreksklimaat bevorderen. We noemen:

• Reserveer voldoende tijd voor het gesprek.
• Controleer uw stukken voor het gesprek. De informatie moet compleet en geverifieerd zijn evenals de vragenlijsten.
• Bereid je vragen voor, liefst in de open vorm. 
  Download onze vragenchecklist.

Valkuilen

• Het sollicitatiegesprek heeft voor selecteurs enkele valkuilen: 
  Een veel gebruikte selectietruc is om kandidaten een lastige case voor te leggen en dan te vragen hoe zij in een dergelijk geval zouden reageren. Toch is dit geen goed selectie-instrument, omdat zo sociaal wenselijke antwoorden worden uitgelokt. Bovendien wordt eerder de fantasie van de kandidaat getoetst dan de manier waarop deze in de praktijk handelt. Beter is te vragen naar eigen ervaringen van de sollicitant die vergelijkbaar zijn met situaties in je bedrijf.
• Je kunt sommige vragen beter vermijden. De eerste categorie zijn suggestieve vragen, zoals: “Vind je ook niet dat” en “Je bent toch zeker niet van plan om”.
  Ook gesloten vragen, die alleen maar met ja of nee beantwoord kunnen worden, kan je beter niet stellen. Bijvoorbeeld: “Heb je een HBO-opleiding gevolgd?” Je kunt dan beter vragen: “Welke opleiding heb je gevolgd?” of “Wat is de hoogst genoten opleiding?”.

Introductie bedrijf en sollicitant

De introductie is het eerste onderdeel van het gesprek. De functie van dit onderdeel is de interviewer en sollicitant aan elkaar te laten wennen. De sollicitant is vaak gespannen en let erg op wat hij zegt en doet. De interviewer heeft vaak meer ervaring met dit soort gesprekken en wordt door de sollicitant vaak gezien als een autoriteit. Je kunt de sollicitant op zijn gemak stellen door bijvoorbeeld belangstelling te tonen: "Hoe was de reis?" etc., niet afstandelijk te zijn, een stoel aan te bieden, zorgen voor koffie, thee of andere dranken. Het lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten door routine of drukte. De aanwezigheid van meer personen kan de sollicitant de indruk geven voor een tribunaal te staan. Introduceer een ieder persoonlijk.

Agenda/procedure sollicitatiegesprek

Deze korte uiteenzetting is bedoeld om de sollicitant te vertellen welke onderwerpen aan bod komen tijdens het gesprek en hoe de procedure van het sollicitatiegesprek verloopt. Vervolgens kun je vertellen wat voor type organisatie het bedrijf is, wat zij doet, wie er werken en hoe er gewerkt wordt.

Het sollicitatiegesprek zelf

In het algemeen gaat zo’n gesprek over: het werk (circa 40 minuten), de opleiding (10 minuten), de thuissituatie (10 minuten), het sociale functioneren (5 minuten), hoe kijkt de sollicitant tegen zijn eigen kunnen aan (10 minuten). Om het gesprek goed te kunnen voeren, kan je gebruik maken van de checklist sollicitatiegesprek.

Afronding sollicitatiegesprek

Je geeft in het kort een samenvatting van de sollicitatieprocedure en vertelt wat er met de resultaten van het gesprek wordt gedaan. Je spreekt af wanneer de sollicitant bericht krijgt over een vervolggesprek of over het resultaat van de selectieprocedure.

Vastlegging sollicitatiegesprek

Aan het eind van het gesprek verdient het aanbeveling om direct te noteren aan welke eisen de sollicitant voldoet. Zo mogelijk leg je indrukken vast. De eerste indruk van de sollicitant mag geen enkele rol spelen bij een beschrijving van de sollicitant. Uit onderzoek is gebleken dat selecteurs een natuurlijke neiging hebben binnen vijf minuten tot ‘ja’ of ‘nee’ te besluiten. Het beste is dat je een definitief oordeel opschort, totdat je alle kandidaten hebt gesproken en op basis van de notities een vergelijking hebt kunnen maken.

Meer selectiemiddelen keuze kandidaat

Soms is het nodig om voor een bepaalde functie de potentiële werknemer(s) nader te onderzoeken op geschiktheid voor de betreffende functie. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden. De meest voor de  hand liggende optie is een tweede en misschien derde diepgaander gesprek met de kandidaat/kandidaten. Daarnaast is het mogelijk om de kandidaat/kandidaten een psychologische test of assessment te laten doen.

Meer lezen over andere selectiemiddelen.

Welke kandidaat wordt het?

Na de gesprekken moet je besluiten wie de meest geschikte kandidaat is. Accepteert de kandidaat de functie, dan moet de aanstelling worden geregeld en andere sollicitanten worden afgewezen. Deze afwijzing moet natuurlijk ook op zakelijke wijze en met redenen omkleed worden gedaan. Het laatste is vaak niet gemakkelijk, omdat afwijzing vaak op basis van indrukken of intuïtie gebeurt.

Let op: Op 25-5-2018 is de AVG van kracht geworden. Dit betekent dat de gegevens van sollicitanten niet langer dan 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard mogen worden, tenzij de sollicitant toestemming geeft om deze langer te bewaren.