Personeels- en salarisdossier
Een personeelsdossier is van belang om bij te kunnen houden hoe de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer verloopt vanaf het moment van de indiensttreding (opstellen en bewaren van de arbeidsovereenkomst en eventuele opvolgende overeenkomst) tot en met het einde van de arbeidsovereenkomst.
Je kunt bijvoorbeeld de ontwikkeling en de loopbaan van de werknemer bijhouden, zijn functioneren vastleggen en beoordelingen van de werknemer opslaan. Ook afspraken die je met de werknemer maakt over salaris, werktijden, zijn werkzaamheden of een plan ter verbetering van het functioneren en dergelijke, dienen in het dossier te worden vastgelegd. Op die manier heb je op een plaats alle relevante informatie over de arbeidsrelatie bij elkaar.
Onderbouwing van beslissingen
Ook bij ontslag is een goed personeelsdossier van belang. Sinds 1 juli 2015 wordt door de kantonrechter in het geval van disfunctioneren het personeelsdossier strenger beoordeeld. Je dient allereerst de werknemer tijdig te laten weten dat hij niet goed functioneert. De werknemer moet vervolgens voldoende tijd krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Het gebrekkige functioneren mag bovendien niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor arbeidsomstandigheden. Ook mag het disfunctioneren niet het gevolg zijn van een gebrek aan scholing. Tot slot dient te worden onderzocht of herplaatsing, al dan niet door middel van scholing, tot de mogelijkheden behoort. De rechter toetst of aan alle vereisten is voldaan. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd. Omdat je met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen.
Wettelijke verplichting
Bepaalde wetten op het gebied van de sociale zekerheid en fiscale wetgeving verplichten je ook als werkgever personeelsgegevens bij te houden en gedurende een bepaalde tijd te bewaren. Dit is belangrijk omdat je dan, wanneer dat nodig mocht zijn, verantwoording kunt afleggen tegenover bijvoorbeeld de Belastingdienst over de fiscale inhoudingen of om een eventuele vordering van een werknemer te kunnen weerleggen.
In 2018 is de AVG ingegaan. Dit betekent dat er rekening gehouden moet worden met verschillende (wettelijke) bewaartermijnen. Lees hierover meer op de pagina AVG.
Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers. Wij onderscheiden twee soorten dossiers die hierna behandeld worden namelijk het:
- individueel dossier;
- salarisdossier.
Personeelsdossier
In het individuele dossier staan de personele gegevens van de medewerker. Gevolgd door de volgende gegevens:
- arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden;
- functie, loopbaan en opleidingen;
- beoordelingsgesprekken;
- financiële gegevens;
- ziek- en hersteldmeldingen;
- correspondentie omtrent de zieke werknemer, zowel met UWV, als met de Arbodienst en de werknemer zelf.
Salarisdossier
Het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, kan onder andere de volgende gegevens bevatten:
- gegevens met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.;
- werknemersverklaring, loonbelasting;
- loonbeslagen;
- autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling;
- bedrijfsleningen;
- pensioengegevens;
- verzekeringen;
- kopieën salarisstroken, jaaropgaven.