Veelgestelde vragen over kopiëren en bewaren
Bij Bouwend Nederland Advies komen er regelmatig vragen binnen over het kopiëren van identiteitsbewijzen van werknemers van onderaannemers, uitzendkrachten en zzp’ers op de bouwplaats. Daarom geven we hieronder een aantal do’s en don’ts met betrekking tot het kopiëren van ID-bewijzen.
Mag je voor de Wka vragen aan onderaannemers vragen om kopieën van de legitimatiebewijzen mee te sturen bij de mandagenstaten?
Nee, dat mag niet. Een bedrijf of organisatie mag alleen een kopie van een identiteitsbewijs maken, verzamelen en/of bewaren van andere personen dan de eigen medewerkers, als daarvoor een wettelijke grond is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij buitenlandse werknemers die vallen onder de Wet Arbeid Vreemdelingen. Overigens ben je wél verplicht om op de bouw van iedereen de identiteit te controleren. Je moet voor o.a. de Belastingdienst kunnen aantonen welke arbeidskrachten op welk tijdstip op bouwplaats aan het werk zijn geweest.
Een bedrijf of organisatie mag alleen de kopie van een identiteitsbewijs maken, verzamelen en/of bewaren van andere personen dan de eigen medewerkers of indien daarvoor een wettelijke grond is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij buitenlandse werknemers van buiten de EER die vallen onder de Wet Arbeid Vreemdelingen.
Per 1 januari 2017 is de "Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN" gewijzigd. Hierin is nu specifiek opgenomen dat de uitlener of onderaannemer de BSN van de door haar op het werk ingezette werknemers verstrekt aan de inlener/aannemer. Met deze wijziging is voorzien in een juridische basis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens eist om BSN te mogen verzamelen, verstrekken en verwerken. Deze BSN-verstrekking is nodig om een beroep te kunnen doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid. De wijziging zorgt er ook voor dat de inlener/aannemer het BSN niet zelf bij de werknemers hoeven op te vragen, maar dit op een efficiëntere manier bij de uitlener/onderaannemer kunnen doen waarbij het risico op fouten geringer is.
Let op! het bewaren van deze persoonsgegevens moet wel voldoen aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens. Ook geldt er sinds 1 januari 2016 een Meldplicht Datalekken.
Wat mag ik, als inlener, met het identiteitsbewijs van een uitzendkracht?
Je moet, als inlener, van een ingeleende arbeidskracht (bijvoorbeeld uitzendkracht) bij de Belastingdienst de identiteit van de betreffende uitzendkracht kunnen aantonen. Daartoe moet je het originele identiteitsbewijs controleren. Je kunt de identiteit van de ingeleende arbeidskrachten aantonen door in de administratie de volgende gegevens op te nemen:
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
- geboortedatum;
- BSN-nummer;
- specificatie van de gewerkte uren;
- nationaliteit;
- soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur;
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de uitlener.
Andere verplichte gegevens
Welke gegevens van de uitzendkracht moet je nog meer vastleggen op grond van belastingwetgeving, staat vermeld in de brochures Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming, Aansprakelijkheid voor loonheffingen en Omzetbelasting bij inlening van personeel van de Belastingdienst.
Geen kopie identiteitsbewijs
De Belastingdienst adviseerde voorheen aan aannemers en inleners om een kopie van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer in de administratie te bewaren. Dit zou voor de toepassing van de zogeheten keten- en inlenersaansprakelijkheid zijn. Hier is echter geen wettelijke grondslag voor. Daarom mag je geen kopie of scan van het identiteitsbewijs hebben. Heb je dit wel, dan handel je in strijd met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en kun je daarvoor worden beboet.
Meer informatie over dit onderwerp vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).