Identiteitsbewijzen
Sinds mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. De AVG verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers en van zzp'ers. Wel geldt de verificatieplicht en moet de identiteit gecontroleerd worden. Voor arbeidskrachten van buiten de EU geldt een uitzondering. Bij de inzet van deze arbeidskrachten moet wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.
De AVG verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers, maar tot 2016 stonden er hier geen sancties op. Omdat de Wet Ketenaansprakelijkheid wel vereist dat er gegevens genoteerd worden van werknemers van ondernemers op sanctie van een boete, werden er door (hoofd)aannemers, voor het gemak wel kopieën gemaakt van hun ID-bewijzen.
Sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de AVG/WBP gewijzigd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Daarom adviseert Bouwend Nederland nu om géén kopieën van ID-bewijzen te maken als daar geen wettelijke verplichting voor is (bijv. in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen of voor eigen werknemers).
Op 1 januari 2017 is de "Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN" gewijzigd. Hierin is nu specifiek opgenomen dat de uitlener of onderaannemer de BSN van de door haar op het werk ingezette werknemers verstrekt aan de inlener/aannemer. Met deze wijziging is voorzien in een juridische basis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens eist om BSN te mogen verzamelen, verstrekken en verwerken. Deze BSN-verstrekking is nodig om een beroep te kunnen doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid. De wijziging zorgt er ook voor dat de inlener/aannemer het BSN niet zelf bij de werknemers hoeven op te vragen, maar dit op een efficiëntere manier bij de uitlener/onderaannemer kunnen doen waarbij het risico op fouten geringer is.
Let op! het bewaren van deze persoonsgegevens moet wel voldoen aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens. Ook geldt er sinds 1 januari 2016 een Meldplicht Datalekken.
Hoofdregel
Het verstrekken van persoonsgegevens in het kader van de WKa is toegestaan onder de AVG op basis van de grondslag wettelijke verplichting. Lees meer informatie over de AVG op onze themapagina.
Uitzondering arbeidskrachten van buiten de EU
Er is één uitzondering op de hoofdregel die hierboven is uitgelegd, te weten inleenkrachten buiten de EER-zone: als een ingeleende werknemer niet de nationaliteit bezit van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER) is de inlener op grond van de Wet arbeid vreemdelingen verplicht een kopie van het identiteitsbewijs op te nemen in zijn administratie.
ZZP’ers
Tot 1 mei 2016 moest een kopie of scan van het identiteitsbewijs van de ingehuurde zzp’er worden gemaakt als hij een Verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR-wuo) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de VAR sinds 1 mei 2016 is dat ook verleden tijd.
Je mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de zzp’er in de administratie opnemen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.
Overigens moet je wel de identiteit van de zzp’ers op de bouwplaats controleren (verificatieplicht). Je mag daarbij echter geen identiteitsgegevens (BSN) overnemen. Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel en het btw-nummer neem je wel op in de administratie.
Training
Schrijf je in voor onze training
Optimaal werken met ZZP'ersWat betekent dit?
Huur je een onderaannemer in, dan
- Mag je geen kopie van het ID-bewijs van de werknemers van een onderaannemer vragen of maken;
- Mag je wel van de onderaannemer vragen of hij de BSN op de mandagenstaten vermeld (wijziging Uitvoeringsregeling verplicht gebruik sinds 1 januari 2017) op voorwaarde dat de wijze waarop met de mandagenstaten wordt omgegaan voldoet aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens;
- Mag je wel de identiteit controleren van de werknemers van de onderaannemer die bij jou op de bouwplaats werken;
- Mag je wel de persoonsgegevens van de werknemers van de onderaannemer overschrijven.
Ben je onderaannemer, dan
- Mag je geen kopie van het ID-bewijs of andere persoonsgegevens van eigen werknemers verstrekken aan je opdrachtgever;
- Mag je wel BSN noteren op de mandagenstaten (wijziging Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN sinds 1 januari 2017) op voorwaarde dat de wijze waarop met de mandagenstaten wordt omgegaan voldoet aan de Richtsnoeren Bescherming Persoonsgegevens;
- Mag je wel tegen de werknemers zeggen dat zij zich moeten kunnen identificeren op de bouwplaats waar zij werken en dat de opdrachtgever gegevens mag overnemen van hun ID-bewijzen.
Interessante documenten en links:
Vraag?
Heb je een vraag?
Stuur een e-mail naar advies@bouwendnederland.nl of bel 079 3 252 250. Ons team van specialisten van Bouwend Nederland Advies geeft graag antwoord.
Bouwend Nederland Advies